12 askelta

Hankkeen valmisteleminen

Vyyhti-hanke syntyi Metropolian Voimaa-hankkeen jatkona Milla Hakkaraisen, Päivi Keräsen ja Matti Rantalan ideoimana. He myös valmistelivat hanketyön askeleet 1 ja 2.

ASKEL 1 Hankkeen näkökulmien sovittaminen avoimeen ESR-hakuun

• Kohderyhmien muodostama kolmikanta ideoitiin.
• Hankkeen tavoitteet kuvattiin ratkaisuna rahoittajan asettamaan ongelmaan.

ASKEL 2 Kumppaneiden haku

• Mahdolliset hankekumppanit kartoitettiin.
• Tapaamiset sovittiin nopealla aikataululla.
• Esisopimukset valmisteltiin ja allekirjoitettiin.

Mitä opittiin?Huomioita suunnitteluvaiheesta

Yrittäjyys-sektorin erityisyys hanketoiminnassa: (a) Hankerahoituksen ja ammattikorkeakoulun toimintasyklit ovat hitaita ja hakuvaiheessa rahoitus on epävarma, mikä on erityisen haasteellista yrittäjille.(b) Hankkeen tavoitteiden ja tulosten sanallistaminen hankehakemusta varten edustaa erilaista sanomisen kulttuuria kuin yrittäjän toiminta.(c) Kontakteja varten tarvitaan etukäteen pohdintaa siitä, miten kuvata hankkeen merkitystä tai tarkoitusta juuri kyseiselle yritykselle tai toimijalle.

Päättäjien lobbaamisen tärkeys: (a) Kaupungin toimijoiden saaminen mukaan hanketoimintaan on hidasta.(b) Lobbaus on tärkeä jotta päättäjät saadaan tietoisiksi hankkeen tavoitteista ja toiminnasta. Muuten päätöksenteko tapahtuu vailla tietoperustaa.

Hankkeen käynnistäminen

ASKEL 3 Ydinryhmän ja ohjausryhmän kokoaminen

Ydinryhmään palkattiin Milla Hakkarainen ja Jussi Linkola. Toni Niemisalo aloitti hankeassistenttina, Susanna Snellmann liittyi mukaan syksyllä 2011. Sanna Ristaniemi tuli myöhemmin mukaan Vyyhtipelin kautta.

• Ydinryhmän jäsenet olivat Metropolian alumneja eri osaamisalueilta.
• Ydinryhmän jäsenet edustivat erilaisia intressejä ja vahvuuksia, mutta olivat silti samanhenkisiä toimijoina.
• Ydinryhmä loi tietoisin valinnoin toiminnan ”hengen”.
• Ohjausryhmään koottiin eri sidos- ja kohderyhmien edustajia.

ASKEL 4 Toimintakulttuurin luominen

• Ulkoiset sidosryhmät otettiin heti osallistavasti ja tasa-arvoisesti mukaan toiminnan suunnitteluun.
• Tavoitteet asetettiin tulkitsemalla yhdessä hankehakemusta niin, että toiminta palveli kaikkia osallistujatahoja.
• Hankehakemuksen määritti rajat toiminnalle.
• Vyyhtimäinen toimintakulttuuri testattiin käytännössä – myönteisen kautta, positiivinen ote loi innostusta.
• Verkkovälineet otettiin käyttöön jo ennen kuin toiminta varsinaisesti käynnistyi kesällä 2011.

ASKEL 5 Suunnitteluvaihe & toimintasuunnitelma

• Yhteistoiminnan rakentamiselle varattiin paljon aikaan; käytiin lennokkaita keskusteluja, valittiin ideat joita sitouduttiin kehittämään yhteisiksi tuotteiksi.
• Suunnitteluvaiheessa tulkittiin mihin rahoitus oikein saatiinkaan – mitä tehtiin käytännössä.
• Verkkoviestintä suunniteltiin toisaalta asiakas- ja käyttäjäystävälliseksi (blogi, facebook ja twitter), toisaalta hanketoimijoiden osallisuutta, yhteistoiminnallisuutta ja avoimuutta tukeviksi (Metropolia wiki).

Mitä opittiin? Huomioita käynnistämisvaiheesta

 

Osatoteuttajien on tärkeää olla mukana suunnitteluvaiheessa Teatteri- ja Mediatyöntekijät TeMe ry. jäi pois suunnitteluvaiheesta eikä yhteistä toimintapintaa enää myöhemmin rakentunut. Hankkeen ydinryhmä rakentui yhteisen suunnittelun ja sopimisen myötä.

Hankkeen toimintakulttuuri rakentuu ydinryhmän ympärille. Avoin toimintakulttuuri, hyvä työssä viihtyminen ja luottamus tiimin tukeen tuo hankkeeseen toimijoille arvoa, vaikka toimintakulttuuria ei useinkaan hankkeissa arvioida.

Verkkoviestinnän osaaminen alusta on lähtien tärkeä osa hankkeen osaamista. Viestintäkanavien rakentaminen ja tiedotuksesta huolehtiminen on tärkeä osa hankkeen vaikuttavuuden turvaamista jo ennen varsinaisen hanketoiminnan alkamista.

Hankkeen toteutusvaihe

ASKEL 6 Vaihtuvia toimijoita, ydintiimi täydentyy

•  Ydintiimi täydentyi Susanna Snellmannin rekrytoinnilla,hän  siirtyi projektipäälliköksi Millan tilalle 2012.Susannan myötä alueelliseen toimijuuteen saatiin lisää kokemusta.
• Kulttuurintuottajia oli mukana assistentteina täydentämässä ydintiimin osaamista, vaikka hanke oli viestinnän koulutusohjelman alainen.
• Kaikki toimijat toivat oman osaamisensa hankkeeseen.
• Ideoita kuultiin ja utettiin, toiminnan innostavuus oli tekijöille tärkeä asia.
• Hankkeen projektipäällikkö vaihtui. Projektipäällikön vaihtuminen saattaa olla hankkeissa riski, mutta Vyyhdissä toiminta oli uudelle päälikölle jo tuttua.

ASKEL 7 Toimintalinjan jatkuva tarkistaminen

• Rajausta tarkasteltiin jatkuvasti: Ollaanko tekemässä sitä, mitä pitäisi olla tekemässä? Mikä kuuluu hankerahoituksen katon alle? Kaikkea ei voitu toteuttaa.
• Ohjausryhmän toiminnassa toiminnan rajaaminen ja kohdentaminen oli toistuva teema. Myös ydintiimi pohti tätä usein.

ASKEL 8 Verkkoviestintä ja blogi hankkeen raportoinnin välineinä

• Blogi  toimi raportoinnin välineenä. Paikoitellen runsaskin tapahtumavirtojen dokumentointi helpotti hankehallintoa.
• Sattuma tuotti joskus kävijätulvan Vyyhdin blogiin. Assistentti Nikita Gavrilenko kirjoitti blogikirjoituksen parfumööri Max Perttulasta, ja sattumoisin Perttula oli hiukan myöhemmin Uutisvuodon vieraana. Hakukoneet ohjasivat tiedonhakijoita Vyyhdin sivulle.

ASKEL 9 Osatoteuttajat ja EU-hankkeen säädökset

• Eri toimintakulttuurien yhdistäminen hankkeessa toi haasteita. Yrittäjyyden edistämisessä ja tukemisessa oli ongelmana sekä EU-rahoituksen edellyttämä byrokratia (ks. artikkeli HUB Helsingistä) että yrittäjiä aidosti hyödyntävien toimintojen tarjoaminen.
• Kaupunginosatoimijoilla puolestaan oli keskenään erilaisia intressejä, mutta katto-organisaatio Helka ry. osallistui koko hankkeen ajan aktiivisesti suunnitteluun ja toteuttamiseen.

ASKEL 10 Hanke muotoutui tuotteiksi ja osaamiseksi

•  Vyyhti ideoi ja toteutti runsaasti toimintoja ja tuotteita osatoteuttejien ja kohderyhmien tarpeisiin. Kehittämistyössä oli käytössä jatkuvan arvioinnin malli.
• Ajankohtaiset trendit voivat limittyivät hankkeen toimintoihin. Vyyhti toteutti kaksi kansainvälistä Shared Gems -tilaisuutta, jotka saivat suurta huomioita omassa kohderyhmässään (pelialan osaajat, harrastajat, osaajat ja tuottajat).

 Mitä opittiin? Huomioita toteutusvaiheesta

Toiminnan henkilösidonnaisuus Hankkeessa tehtävänkuvat muodostuivat tekijöiden näköisiksi. Siksi henkilövaihdokset saattavat olla hankkeen kompastuskiviä. Opiskelija-assistenttien ohjaamiseen olisi hyvä varata riittävästi aikaa.

Reagointi ajankohtaisiin aiheisiin Pelillisyys nousi Vyyhdissä keskeiseksi näkökulmaksi Susanna Snellmannin ja Sanna Ristaniemen myötä. Jättisuuri lautapeli ja uudet käsitteet kuten ”fasilitoitu hyötypeli” syntyivät ennen pelillisyyden aallonharjaa. Kuitenkaan peliharrastajien ja  -kehittäjien osallistujien merkittäväksi noteeraama Shared Gems-tapahtuma ei noussut hankkeen osatoteuttajien kautta keskeiseksi toiminnoksi.

Uusia ja ennakoivia raportoinnin ja julkaisemisen muotoja Ennakoiva, jatkuva ja avoimeen verkkoon toteutettu raportointi on toimiva hankeraportoinnin tapa. Verkkoviestinnän vahva osaaminen oli hankkeessa yksi sen kantavia voimia. Hankkeessa ideoitiin ja toteutettiin uusia julkaisemisen ja tiedon välittämisen tapoja, kuten ääniartikkeleita. Hankkeessa toteutettiin myös artikkeli osatoteuttajien yhteiskirjoittamisella. Kirjoittamiselle laadittiin säännöt. Kokemukset ja tulokset olivat hyviä.

Hankkeen päätösvaihe

ASKEL 11 Raportointi, arkistointi ja ”paikan päällä” -tarkastus

• Hankkeen päätyttyä verkkosivut järjestettiin uudestaan. Uudelleenjärjestelyssä ensisijaista oli hankkeessa tuotetun uuden tiedon ja osaamisen tavoitettavuus.
• Hankkeen raportointi ja tulosten julkaiseminen verkossa on mahdollistanut jatkuvan tiedon muokkaamisen ja täydentämisen. Blogi, wiki ja pilvipalvelut hankkeen suunnittelun, toteutuksen ja raportoinnin välineinä toimivat hyvin.
• EU-hankkeissa joskus toteutettava ns. ”paikan päällä” -tarkastus tarkoittaa hankkeen, myös kaikkien laitteiden ja materiaalien tarkastamista rahoittajien toimesta siellä, missä hankkeen materiaaleja säilytetään. Vyyhti-hankkeessa toteutettiin tällainen tarkastus. Projektipäällikkö vastasi yhdessä hankkeen toimijoiden kanssa hankkeen esittelystä. Rahoittajan edustajat olivat tutustuneet perusteellisesti hankkeen raportteihin ja tekivät tilaisuudessa kysymyksiä hankkeen toiminnasta kaikille osatoteuttajille. Tarkastus sujui hyvin ja oli lopulta varsin positiivinen kokemus.

ASKEL 12 Vaikuttavuuden turvaaminen hankkeen päätyttyä

• Usein hankkeen vaikuttavuuden katsotaan alkavan vasta siitä, kun hanke päättyy. Vyyhdin tapaisessa hankkeessa, jossa toiminnot perustuvat henkilökohtaiselle osaamiselle, vaikuttavuutta on turvattu tuottamalla useita julkaisuja verkkoon hankkeen kotisivuille.
• Vaikuttavuus jatkuu myös hankkeen toimijoiden osaamisen ja ammatillisen toiminnan kautta.
• Mitä enemmän hankkeen toimintoihin sitoutetaan osatoteuttajia, Metropolian hankkeissa erityisesti opettajia, sitä varmemmin hankkeelle ja sen tuotteille syntyy vaikuttavuutta

Mitä opittiin? Huomioita hankkeen päätösvaiheesta

Hankkeen tuotteet opetusmateriaaliksi ja ohjenuoraksi eri alojen toimijoille on seurausta sitouttamisesta: Julkaisujen jatkokäyttö esimerkiksi opetusmateriaalina perustuu opettajien henkilökohtaisiin valintoihin. Ne opettajat, jotka ovat hankkeen aikana sitoutuneet hankkeen toimintaan, käyttävät hankkeen tuotteita opetusmateriaalina (ks. artikkeli Vyyhtinä Metropoliassa).

Loppu hyvin, kaikki hyvin: Kaikki hankkeet loppuvat. Huolellinen valmistautuminen ja riittävien resurssien varaaminen hankkeen lopettamiseen ja arkistointiin on tärkeää.Vyyhti-hanke onnistui hienosti, se on jakanut tehokkaasti tuloksia ulospäin, saanut hyvää palautetta tarkastuksessa, osatoteuttajilta, osallistujilta, ydintiimiltä. Vaikuttavuustutkimus on päättynyt hankkeen myötä, mutta vaikuttavuus jatkuu: vyyhti.metropolia.fi

Kirjoittaja: Leena Unkari-Virtanen